Pmo (Project management office)
Le PMO, pour Project Management Office, est la structure d’une organisation chargée d’encadrer la gestion de ses projets : elle définit les méthodes, outille les chefs de projet et suit l’avancement de l’ensemble du portefeuille. En français, on parle parfois de bureau des projets ou de bureau de gestion de projets, mais le sigle anglais reste le plus employé. Par extension, le mot PMO désigne aussi la personne qui occupe cette fonction.
À quoi sert un PMO ?
Le PMO a pour mission principale d’harmoniser la manière dont les projets sont conduits. Quand chaque chef de projet travaille avec ses propres outils et ses propres tableaux de bord, il devient difficile de comparer les projets, d’arbitrer entre eux ou d’en tirer des leçons. Le PMO apporte un cadre commun :
- des méthodes et des modèles de documents partagés (fiche projet, planning, registre des risques, compte rendu) ;
- un suivi consolidé des délais, des coûts et des ressources ;
- des indicateurs et des rapports destinés à la direction ;
- un appui aux chefs de projet : formation, conseil, animation de la communauté projet ;
- la capitalisation des retours d’expérience.
Les différents types de PMO
On distingue habituellement trois niveaux selon l’autorité confiée au bureau :
- le PMO de soutien, qui met à disposition des modèles, des bonnes pratiques et de l’expertise, sans imposer de règles ;
- le PMO de contrôle, qui exige le respect de méthodes et vérifie leur application ;
- le PMO directif, qui pilote directement les projets et dont relèvent les chefs de projet.
Selon son périmètre, le PMO peut être rattaché à un seul grand projet, à un programme regroupant plusieurs projets, ou à toute l’entreprise. Dans ce dernier cas, on parle souvent de PMO d’entreprise, chargé de la gestion de portefeuille.
PMO et chef de projet : deux rôles distincts
Le chef de projet est responsable de l’atteinte des objectifs d’un projet donné. Le PMO, lui, ne porte pas le résultat d’un projet en particulier : il garantit la qualité du pilotage et la cohérence de l’ensemble. Concrètement, il prépare les comités de pilotage, consolide les plannings, alerte sur les dérives et aide la direction à décider quels projets lancer, accélérer ou arrêter.
Les référentiels utilisés
Un PMO s’appuie généralement sur des référentiels reconnus. Le PMBOK Guide, publié par le Project Management Institute (PMI), décrit les domaines de connaissance de la gestion de projet. PRINCE2, méthode d’origine britannique, structure le projet par étapes et par rôles. De nombreuses organisations combinent ces approches classiques avec des méthodes agiles. Le choix dépend de la taille de l’entreprise, de son secteur et de la nature de ses projets.
Un PMO efficace ne se juge pas au volume de documents qu’il produit, mais à la qualité des décisions qu’il rend possibles : des projets mieux priorisés, des risques signalés plus tôt et des ressources réparties avec davantage de cohérence.
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