Externalisation: externalisation définition management
L’externalisation est la décision, pour une entreprise, de confier durablement à un prestataire extérieur une activité qu’elle réalisait jusque-là elle-même, afin de se concentrer sur son cœur de métier. C’est le mouvement inverse de l’intégration verticale, par laquelle une entreprise prend elle-même en charge davantage d’étapes de sa chaîne de valeur. On emploie aussi le terme anglais outsourcing.
Ce que l’on externalise
Toutes les fonctions peuvent être concernées, mais les plus fréquentes sont celles qui ne font pas la différence face aux concurrents :
- l’informatique (on parle alors d’infogérance) ;
- la paie, la comptabilité ou le recrutement ;
- la logistique et le transport ;
- la relation client par téléphone (centres d’appels) ;
- le nettoyage, la restauration ou la sécurité des locaux.
L’externalisation se distingue de la sous-traitance ponctuelle, qui confie une tâche précise à la demande, et de la délocalisation, qui déplace une activité dans un autre pays : on peut externaliser auprès d’un prestataire voisin.
Les fondements théoriques
La question « faire ou faire faire » (make or buy) a été éclairée par la théorie des coûts de transaction, issue des travaux de Ronald Coase puis d’Oliver Williamson : recourir au marché a un coût (rechercher un fournisseur, négocier, contrôler), qu’il faut comparer au coût de l’organisation interne. Au début des années 1990, la notion de compétences clés (core competences), popularisée par Gary Hamel et C. K. Prahalad, a encouragé les entreprises à garder en interne ce qui fonde leur avantage concurrentiel et à confier le reste.
Les objectifs
- réduire ou rendre variables les coûts, notamment la masse salariale et les investissements ;
- accéder à des compétences et à des technologies que l’entreprise ne maîtrise pas ;
- améliorer la qualité en s’adressant à des spécialistes ;
- se concentrer sur les activités qui créent le plus de valeur ;
- gagner en souplesse face aux variations d’activité.
Les risques
- la dépendance envers le prestataire, difficile à remplacer une fois le savoir-faire interne disparu ;
- une baisse de la qualité ou une dérive des coûts, si le prestataire, assuré de garder le contrat, relâche ses efforts ;
- la perte de compétences et de capacités d’apprentissage, qui peut finir par priver l’entreprise de son avantage concurrentiel ;
- des risques sur la confidentialité des données ;
- des conséquences sociales pour les salariés concernés et sur le climat interne.
Réussir une externalisation
Une externalisation se prépare : analyse précise des coûts réels de l’activité, rédaction d’un cahier des charges, mise en concurrence des prestataires, puis contrat fixant des niveaux de service mesurables, des pénalités et une clause de réversibilité, qui permet de reprendre l’activité ou d’en changer de prestataire. L’entreprise doit enfin garder des compétences internes pour piloter le prestataire. En France, le transfert d’une activité peut entraîner celui des contrats de travail des salariés qui y sont affectés : un conseil juridique est recommandé, les règles évoluant.
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