Gestion de temps
La gestion du temps désigne l’ensemble des méthodes qui permettent d’organiser ses activités pour consacrer son temps à ce qui compte vraiment, en respectant ses délais sans s’épuiser. Elle concerne à la fois l’organisation personnelle au travail et la planification des projets, où le temps est une ressource à prévoir, répartir et suivre.
Les principes de base
Une bonne gestion du temps commence par la clarté des objectifs : on ne peut hiérarchiser ses tâches qu’en sachant ce que l’on cherche à accomplir. Viennent ensuite quelques principes simples :
- dresser la liste de ses tâches pour libérer son esprit ;
- distinguer l’urgent de l’important ;
- estimer la durée de chaque tâche, en prévoyant une marge pour les imprévus ;
- regrouper les activités de même nature, comme le traitement des courriels ;
- limiter les interruptions pendant les tâches exigeantes.
La loi de Parkinson, formulée par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson, résume avec humour un écueil courant : le travail s’étend de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Fixer des échéances réalistes aide à s’en prémunir.
Quelques méthodes connues
La matrice d’Eisenhower classe les tâches selon deux critères, l’urgence et l’importance : on fait aussitôt ce qui est urgent et important, on planifie ce qui est important sans être urgent, on délègue ce qui est urgent mais peu important, et l’on abandonne le reste. La méthode Pomodoro, mise au point par l’Italien Francesco Cirillo, alterne des périodes de travail concentré de vingt-cinq minutes et de courtes pauses. Le principe de Pareto rappelle enfin qu’une petite partie des efforts produit souvent l’essentiel des résultats, ce qui invite à repérer les tâches les plus utiles.
La gestion du temps dans un projet
En gestion de projet, la gestion du temps consiste à établir et à tenir un calendrier. On définit d’abord le périmètre du projet, puis on le décompose en tâches dans une structure de découpage du travail. On estime ensuite la durée de chaque tâche et l’on identifie les dépendances entre elles : certaines ne peuvent commencer qu’une fois d’autres terminées.
Plusieurs outils servent à représenter et à calculer ce planning. Le diagramme de Gantt, popularisé au début du XXe siècle par l’ingénieur américain Henry Gantt, montre les tâches sous forme de barres sur une échelle de temps. Les méthodes du chemin critique et PERT, développées à la fin des années 1950, repèrent la suite de tâches qui détermine la durée totale du projet : tout retard sur ce chemin retarde l’ensemble, alors que les autres tâches disposent d’une marge, appelée marge libre ou temps flottant.
Suivre l’avancement
Une fois le planning validé, il sert de référence, la ligne de base, pour mesurer l’avancement réel. La méthode de la valeur acquise compare le travail prévu, le travail réellement accompli et les coûts engagés, afin de détecter tôt les dérives de délai et de budget. Les logiciels de gestion de projet automatisent ces calculs, mais ils ne remplacent ni des estimations réalistes ni une révision régulière des priorités.
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