Management visuel
Définition :
Management visuel , comme son nom l’indique c’est la gestion par la vue, rien qu’en jetant un coup d’œil autour de soi que les anomalies ou les défauts d’un tel système sont identifiés puis intégrés dans un plan d’action pour être éradiqués.
Introduction de la méthode 5S :
En deux mots, c’est bien facile à dire de régler les défauts qu’un tel système comporte rien qu’en y jetant un coup d’œil! Concrètement comment peut-on y arriver et en suivant quelle méthode ?
La méthode des 5 S est à la base du management visuel qui est un concept et un style de management, assez récent et un peu à la mode .Bien que ce désir de régler les situations problèmes avec une ‘’baquette magique ‘’a toujours existé dans la pensé humaine depuis l’antiquité et l’expression encore présente à notre époque ‘’je n’ai pas une baguette magique pour le régler immédiatement ‘’ en est la preuve.
Dans son livre ‘’ Les 5S ’’ Takashi Osada a écrit « Jusqu’à une époque récente, les 5S étaient un mouvement mineur, en marge de la productivité et de la production – sympathiques, mais pas essentiels. Maintenant, les dirigeants d’entreprise évoluent et prennent conscience que les 5S jouent un rôle pivot dans leur réflexion et leur philosophie du management . Ils comprennent enfin que les 5S sont une méthode de management fondamentale ».
Justement les 5S , après avoir été une façon de faire un peu à la japonaise, expression du bon sens et d’économie de l’espace aussi bien en milieu de travail que chez soi .La méthode 5S étant écrite est devenue le support théorique pour le management visuel.
En terme plus simples, les concepts : Propreté, Rangement et Ordre sont un peu les mots d’ordre de celui se proclamant manager au moyen du management visuel .En même temps sont les mots clés de la méthode de 5S.
Méthode 5S, en quoi consiste-t-elle au juste ?
D’abord, pourquoi l’appellation 5S ?
Tout simplement, c’est les initiales des 5mots clés composant la méthode en japonais et qui sont :
– 1er S : Seiri c’est le débarras . Il s’agit de l’action de se débarrasser de tout ce qui est inutile pour l’activité, évidemment c’est la première action à faire car il est d’autant plus inutile de nettoyer puis de ranger ce type d’objets.
– 2èm S : Seiton c’est le rangement . Il s’agit de l’action de mettre chaque chose à sa place et de réserver une place à chaque chose au niveau des postes, locaux et aires de l’activité considérée.
– 3èm S : Seiso c’est le nettoyage. Il s’agit de l’action donnant systématiquement suite aux deux actions précédentes à savoir : une fois les objets inutiles ont été débarrassés et une place à été définie et réservée à chacun des objets utiles pour l’activité, l’aire de l’activité doit être nettoyée pour être maintenue propre par la suite car la sagesse nous apprend que’’ La propreté, ce n’est pas nettoyer, la propreté c’est ne pas salir’’.
– 4èm S : Seiketsu c’est l’ordre ou plutôt le maintien de l’ordre établi par les trois actions précédentes afin de consolider leurs résultats, la consolidation de l’acquis ne pourra se faire qu’à travers le suivi continu qui est la pratique du management visuel consistant proprement dit à l’établissement de standards et des règles et la mise en évidence des anomalies ou écarts à corriger par l’action immédiate.
– 5èm S : Shitsuke c’est la rigueur , c’est un état d’esprit qui devra se mettre en place chez tous les acteurs du système considéré et ce pour faire durer dans le temps et pérenniser les résultats concrets obtenus par les 4S précédents.
Signalons que les trois premiers S de la méthode se traduisent par des actions concrètes sur le terrain, à entamer dès que l’on a opté pour la mise en place de la méthode et auxquels chacun des acteurs du système pris en considération doit s’impliquer et prendre part. Tandis que le 4èm S et le 5èm S se considèrent beaucoup plus comme des situations au cours des quelles les règles et les standards d’organisation sont expérimentés, validés, écrits puis leur application est suivi au moyen du management visuel.
Mise en place de la méthode 5S :
La première chose à faire est bien évidemment l’information et la sensibilisation de tous les acteurs du système où la méthode 5S va être implantée, au programme la présentation de la méthode (objectif, finalité et contenu) puis la planification dans le temps du jour J du grand ménage qui correspondra bien entendu au 1er jour de la mise en place de la méthode.
Etape 1 : c’est le débarras cela suppose de trier les objets pour ne garder que le strict nécessaire pour le bon déroulement du travail. Souvent, il y a tendance à garder des objets et de les accumuler parce que ‘’cela pourra servir un jour’’ et cette manière ne favorise ni la propreté des lieux, ni la gestion efficace de l’espace, ni la recherche d’un objet particulier quand on en a besoin. La première étape est donc de trier les objets se trouvant sur l’aire considérée, de séparer les objets inutiles pour s’en débarrasser. En pratique, répartir tous les objets présents en trois catégories A, B et C :
A : objets fréquemment utilisés au cours du déroulement du travail (usage quotidien ou plusieurs fois par jour), ces objets sont à garder à porter de la main et à bien identifier.
B : objets dont l’usage dans le cadre du travail n’est pas fréquent (usage hebdomadaire, mensuel ou annuel), ces objets peuvent être éloignés et rangés dans un endroit défini.
C : objets inutiles dont il faut se débarrasser.
Etape 2 : c’est le rangement de ce qui est jugé utile pour le bon déroulement du travail, que se soit au niveau du poste de travail et lieu de son déroulement ou dans un endroit se trouvant dans l’aire de travail(locaux, bureaux…).L’exemple type de cette étape c’est la caisse à outils du personnel de la maintenance et la règle servant de base pour réussir cette étape c’est « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».
Etape 3 : Après le 1er grand nettoyage correspondant au lancement de la méthode des 5S, il y a lieu d’assurer le nettoyage régulier bien utile pour faciliter le management visuel ayant pour premier objectif la détection des anomalies et des écarts par rapport à la règle, aussi le nettoyage régulier est une forme d’inspection et de débarras systématique des éléments inutiles.
Etape 4 : Les trois étapes précédentes sont des actions à mener et dont la réalisation est limitée dans le temps, mais une fois clôturées leurs effets devront se poursuivre. A cet effet certaines règles de fonctionnement et standards devront être formalisés pour maintenir l’ordre établi et le niveau de propreté atteint.
La formulation des standards et des règles de fonctionnement devra être fait avec l’implication de tous les acteurs du système considéré et ce pour leur garantir l’application et obtenir l’adhésion de tous ces acteurs au projet 5S en se l’appropriant.
Etape 5 : c’est cette étape qui va permettre le suivi de l’application des règles de fonctionnement rédigées et communiquées à tous ainsi que les standards établis. A travers ce suivi, les dérives et les écarts vont être systématiquement corrigés .Ainsi le management visuel assurant ce rôle de suivi va s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue où chacun des acteurs appartenant au système considéré va se sentir concerné, impliqué et motivé.
La vidéo: le management visuel
